Cómo diseñar el catálogo de turnos de un restaurante

Casi ningún problema de una planilla se arregla en la planilla. Se arregla antes, en los turnos con los que la armas. Si los bloques están mal cortados, ninguna combinación los salva: falta gente justo en el peak, sobra a media tarde, y las horas extra aparecen solas a fin de mes.

Qué es un catálogo de turnos

Es la lista corta y estable de turnos que usa el local, cada uno con:

• Un código que el equipo lee de un vistazo: A, B, C, o el nombre que tenga sentido para tu local.
• Un horario, de inicio a término.
• Sus horas pagadas, que son el horario menos la colación.
• Los días en que se puede usar, porque un cierre de jueves a sábado no es el mismo que uno de lunes a miércoles si el local cierra a otra hora.

La planilla del mes se arma solo con esos turnos. Nadie inventa un horario nuevo un martes: se elige entre los que ya existen. Eso hace la planilla legible, las horas predecibles y los cambios simples ("pasa a Juan de B a C").

Un ejemplo

Un local que cierra la cocina a las 23:30 y el salón a la 01:30, con un peak de almuerzo y uno de cena:

Siete reglas para cortar buenos turnos

1. Llega antes del peak. Un turno que empieza a las 13:00 para cubrir un almuerzo que empieza a las 13:00 no cubre el almuerzo: la persona llega, se cambia y se pone al día cuando el salón ya está lleno. Un margen de 30 minutos antes del peak es un punto de partida razonable; algunos locales usan 15 y otros una hora.

2. Nunca empieces ni termines en medio de un peak. Un turno que termina a las 20:00 en una cena de 19:00 a 22:00 deja al local corto justo cuando más se necesita, y hace que "cuánta gente hay en la cena" dependa de la hora en que se mire.

3. Prefiere turnos largos que crucen los dos peaks. Un turno de diez horas que cubre almuerzo y cena reemplaza a dos turnos cortos. Para un contrato de jornada completa, cuyas horas ya están pagadas, es la diferencia entre llenar el contrato y pagar horas que nadie trabaja. El límite legal es de diez horas ordinarias por día: ver la jornada diaria.

4. Abre y cierra con lo justo. Solo el mínimo necesario tiene que entrar temprano para abrir, y solo el mínimo tiene que quedarse a cerrar. El resto del equipo de la cena puede salir después del peak, antes del cierre.

5. Un turno de cierre por cada hora de cierre. Si el local cierra a las 00:30 de lunes a miércoles y a la 01:30 de jueves a sábado, son dos turnos de cierre distintos. Ver el turno de cierre.

6. Pocos turnos, estables. Un catálogo de ocho a doce turnos suele bastar para un local con dos servicios y variantes de fin de semana. Cada turno nuevo que se agrega "por esta vez" hace la planilla más difícil de leer y de cumplir.

7. Cambia el catálogo cuando cambia el local, no cuando cambia la semana. Nuevos horarios de servicio, un día cerrado o un cambio grande de dotación justifican revisar el catálogo. Las vacaciones de una persona o una semana con más reservas se resuelven en la planilla, no en el catálogo.

La historia no se reescribe

Cuando un turno cambia de horario, lo correcto es crear una versión nueva y dejar la anterior en las semanas ya trabajadas o publicadas. Si se edita el turno original, las semanas pasadas pasan a mostrar un horario que nunca se trabajó, y el registro deja de coincidir con lo que pasó.

Cómo lo resuelve Batuta

En Batuta el catálogo es una pieza aparte, con códigos, horarios y horas pagadas con la colación descontada. Si todavía no sabes qué turnos deberías tener, Batuta los puede diseñar: toma tu cobertura, tu dotación y tus contratos, y propone turnos que cubren el servicio, evitan las horas extra y ocupan la menor cantidad de gente. Después muestra qué cambia respecto de tu catálogo actual, y tú decides si lo adoptas. Los turnos se versionan, así que lo publicado se sigue viendo como se publicó.